Veränderungsprojekte beginnen nicht am Anfang, sondern viel früher! Teil 3

Die Ideen sind gesammelt und sortiert!

Jetzt machen wir uns an den nächsten wichtigen Schritt bei einem guten Change Projekt: Die Planung! Es geht nicht darum alles im Detail zu erfassen, sondern darum einen Überblick zu bekommen und die Ideen zu sortieren, filtern und zu selektieren was geht und was nicht. 

Der geübte Leser wird es bereits gemerkt haben. Im Laufe der bisher geschilderten Vorarbeiten haben Sie bereits viel über das Projekt erfahren und die Möglichkeiten dieses zu bestreiten. Durch die verschiedenen Schritte gibt es bereits Aussagen zu möglichen Arbeitspaketen, Zeiten, Kosten und Ressourcen die eingesetzten werden können.

Jetzt geht es daran, den ersten Projektplan zu entwerfen. Dieser muss kein detailliertes GANTT-Chart haben oder in einem Projektplanungstool mit allen Schikanen erstellt werden. Häufig reichen hier eine freie Bürowand, Haftnotizen und ein Stift um sich einen ersten Überblick über einen möglichen Projektablaufplan zu verschaffen. Das Sie diesen anschließend auf ein präsentierbares Medium übertragen fällt dann leicht. Außerdem haben Sie bereits ein flexibles Planungsmedium, welches Ihnen einen grandiosen Überblick über Ihr Vorhaben verschafft.

In dieser frühen Phase kann nur sehr grob Auskunft über ein mögliches Projekt gegeben werden. Die Rahmenbedingungen, welche über die Durchführung als Projekt entscheiden werden, können aber jetzt bereits vorbereitet werden. Den Beteiligten und vor allem dem Management fällt es dann leichter eine Entscheidung über das Setup eines Projektes zu treffen, welches die Veränderungsmaßnahmen dann vorbereiten und durchführen soll.

Einige Leitfragen sollten in dieser Phase auf jeden Fall gestellt werden um einen Projektstart überhaupt erst zu ermöglichen bzw. das Vorhaben von Anfang an auf stabile Fundamente zu stellen. Allzu häufig scheitern Veränderungsprojekte weil zu Beginn der Initiative einige dieser Fragen schlichtweg ignoriert werden oder die Beantwortung auf einen späteren Zeitpunkt verschoben werden.

Sind die Punkte allerdings zu Beginn nicht klar zu definieren, wird das Projekt im späteren Verlauf mit erheblichen Schwierigkeiten zu kämpfen und im schlimmsten Fall an diesen scheitern. Also stellen Sie einige Fragen (auch wenn es unangenehm wird):

• Vom wem geht die Initiative aus?
• Hat der Initiator auch die notwendige Kompetenz das Thema zu forcieren?
• Welches Interesse, welche offenen und welche verdeckten Ziele verfolgt der Initiator?
• Welche Unzufriedenheiten, Diagnosen, Wünsche und Erwartungen dienen als Anlass, ein Projekt in Erwägung zu ziehen?
• Warum sind, trotz Unzufriedenheit, die Dinge weiterhin so wie sie sind? Wer ist Nutznießer des bestehenden Zustandes?
• Wird an Symptomen oder an Ursachen gearbeitet?
• Sind die Zielvorstellungen realistisch?
• Ist genügend Energie vorhanden, diese Fragestellung auch wirklich anzugehen?
• Wer ist von dem anstehenden Thema darüber hinaus betroffen – unmittelbar oder auch indirekt?
• Wo sind Gemeinsamkeiten, wo sind Unterschiede oder Gegensätze in der Einschätzung der Projektziele?
• Wer müsste an der Erarbeitung des Projekts aktiv beteiligt werden? In welcher Form?
• In welchem Abhängigkeitsverhältnis stehen die Beteiligten zueinander?
• Wie könnte sich das auf die vorgesehene Zusammenarbeit auswirken?
• Gibt es Vorerfahrungen zu diesem Thema in diesem Kreis der Betroffenen?
• Hat man sich schon einmal an der Problemlösung versucht? Mit welchem Ergebnis? Welche Erfahrungen hat man dabei gemacht?