Im 1. Teil dieser Reihe haben wir bereits den Beginn von Change Projekten gesprochen.
Nun geht es darum wie man eine Vision ausarbeitet, klar formuliert und somit alle Beteiligten mitreißen kann.
Wie so oft im Leben ist auch hier der erste Schritt immer der schwierigste aber mit den richtigen Grundlagen und Methoden ensteht zum Start bereits die Basis für den Projekterfolg.
Eine klare und mitreißende Vision macht den Anfang
Jetzt geht es um die Vision, die es für ein gutes Change Projekt braucht. Hierbei soll erreicht werden, dass man sich vorstellen kann wie die Situation bewältigt werden kann und wie sich die Veränderung auswirkt. Dabei kann man ruhigen Gewissens etwas ins Träumen geraten und sich vorstellen wie das Projekt verlaufen wird, welche Änderung eintritt und wie sich die Veränderung auf das Unternehmen auswirken wird.
Bei der oben beschriebenen "Träumerei" entstehen häufig weitere gute Ideen, das Problem zu lösen oder wie Aufgaben bearbeitet werden können. Die Vision, die am ehesten dem entspricht was man als die beste Lösung erachtet, sollte man unbedingt schriftlich festhalten. Ebenfalls ist zu empfehlen vielleicht ein kleines Bild zu zeichnen, sei es eine Unternehmensstruktur, ein Projektplan oder auch eine IT – Infrastruktur.
Im späteren Verlauf des Projektes kann man so immer wieder seine Vision mit der realen Entwicklung verproben und feststellen ob man noch auf dem Weg ist, den man eingeschlagen hat.
Jede Idee zählt!
Erst jetzt macht es Sinn die ersten Ideen zu sammeln. Meist hat man bei der Vision schon die ersten Ideen gesammelt und niedergeschrieben.
Viele der Ideen werden vielleicht wieder verworfen aber werfen Sie sie nicht weg. Im Verlauf des Projektes kann es zu Fragen kommen, bei denen die „schlechten“ Ideen vielleicht die Lösung darstellen. Eine Ideensammlung ist somit ein kostbarer Schatz, den man unbedingt behüten sollte.
Keine Idee ist schlecht, schon gar nicht wenn Sie von den Personen stammt die mit dem Thema beschäftigt sind und sich am besten auskennen. Um nicht dem Trugschluss zu verfallen das es nur begrenzte Ideen gibt, sollte man auch andere einbeziehen, die entweder von dem Thema gar nicht oder nur indirekt betroffen sind.
Oft kommen hier Punkte auf an die man selbst nicht gedacht hat oder bereits bestehende Ideen werden konkreter und gewinnen an Gestalt.
Die beste Quelle für Ideen ist immer noch die wichtigste Ressource eines Unternehmens – die Mitarbeiter. Eine einfache Befragung mit maximal zwei bis drei Fragen zum Problem bringt oft Ideen zum Vorschein, die es wert sind verfolgt zu werden. Haben Sie den Mut Ihre Mitarbeiter einzubeziehen und auf deren Wissen zurückzugreifen.
Ein großer Haufen an Ideen ist nicht die Lösung aber ein Anfang. Sortieren und selektieren
Im nächsten Schritt geht es darum, die gesammelten Ideen zu prüfen und mit der Realität zu verproben. Hierbei werden einige Ideen von Anfang an ausscheiden, andere in die engere Auswahl kommen und letztendlich in konkrete Lösungsansätze überführt werden.
Jetzt kommt die anfangs definiert Strategie und Vision zum Einsatz. Passen die Ideen zur Strategie, würde eine Umsetzung der Idee dazu führen das dass Thema so gelöst wird wie in der Vision beschrieben? Welche Idee scheidet von vornherein aus, und was ist es wert probiert zu werden?
Zum Ansatz kann hier eine Wirkungsketten – Analyse kommen. Hier wird jede Idee oder auch eine Kombination von Ideen auf die Wirkung hin geprüft. Konkret bedeutet dies, dass die Idee und die daraus resultierende Wirkung zu Ende gedacht wird. Dabei werden folgende Fragen beantwortet.
- Was passiert, wenn wir Idee umsetzen?
- Welche Auswirkung hat das auf unser Problem?
- Welche Auswirkung hat das auf unsere Strategie?
- Welche Ressourcen müssen eingesetzt werden, um die Idee zu realisieren?
- Wie ist das Kosten-Nutzen-Verhältnis wenn die Idee realisiert wird?
Auch hier werden einige Ideen ausscheiden, da sich entweder eine Realisierbarkeit nicht mit der Strategie deckt oder der Aufwand sich nicht rechnet. Das manche Ideen hier ausscheiden bedeutet allerdings nicht, dass die Ideen schlecht sind. Nur im derzeitigen Stadium ist die Idee nicht tragfähig oder passend. Wie auch bei der Sammlung gilt hier, die Ideen unbedingt aufzuheben. Vielleicht braucht man sie im Projekt noch als Plan B.
Mit den gesammelten Ideen besteht auch die Möglichkeit eine Projektsimulation durchzuführen. Dies geschieht am besten im Rahmen eines Workshops mit den wichtigen Projektentscheidern und den Fachexperten. Hierbei geht es nicht darum das Problem zu lösen, sondern die Ideen geistig zu einem simulierten Projekt zu formen und dieses Projekt in der Fantasie zu bearbeiten. Probieren Sie es aus – es ist oft erstaunlich, welche neuen Sichtweisen sich aus solch einem Workshop ergeben.
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