Eines der wesentlichen Merkmale eines Projektes ist bekanntermaßen seine zeitliche Begrenzung. Projekte haben einen definierten Anfang und ein definiertes Ende. Hierbei markieren festgelegte Ereignisse diese beiden Punkte des Projektes.
Der Start des Projektes wird in den meisten Fällen mit viel Bedeutung und nach außen sichtbaren Ereignissen festgelegt. Hier wird in der Regel ein Projekt Start – up Meeting einberufen oder ein Kickoff Meeting durchgeführt, das dem Projekt den Startschuss gibt.
Die Events werden dazu unter Einbeziehung des Projektteams, des Kunden und der Projekt Shareholder abgehalten und bei großen Projekten mit einer feierlichen Eröffnung zelebriert, um allen Beteiligten klar zumachen, dass es jetzt mit der Arbeit richtig losgeht.
An diesem Punkt bemisst sich auch meist der zeitliche Startpunkt des Projektes, der wiederum großen Einfluss auf die Dauer hat.
In dieser Aufbruchsstimmung, bei der die Projektmitarbeiter und Beteiligten voller Tatendrang sind und loslegen wollen, vergisst man häufig, dass dem Projekt bereits einiges an Arbeit vorausgegangen ist, um das Projekt erfolgreich zu starten. Nein, es geht hier nicht um die Vorbereitung des Kickoff Meetings oder die erste Projektplanung. Auch geht es nicht um die Formulierung des Projektauftrags oder die Zusammensetzung des Projektteams. Diese Ereignisse markieren lediglich das Ende des Projektbeginns oder besser gesagt das Projekt vor dem Projekt.
Man kann in diesem Zusammenhang von einer Phase 0 sprechen, in der das Projekt entsteht und in welcher die wesentlichen Meilensteine des Projektes gelegt werden, bereits bevor dieses losgeht.
Somit beginnen die meisten Projekte nicht am Anfang, sondern sie starten viel früher. Noch bevor der Projektleiter benannt ist, ein Projektteam steht oder noch bevor der erste Projektplan aufgestellt wurde.
Die Phase 0 bei Veränderungsprojekten
Im Projektmanagement bleibt diese Phase des Projektes meist unbeachtet, da die eigentliche Projektarbeit frühestens mit der Planung beginnt.
Die Vorarbeiten in dieser Phase werden häufig nicht von Projektleitern durchgeführt. Häufig sind dies nicht einmal daran beteiligt, sondern die Arbeiten finden auf der Leitungsebene statt.
Hier kommen Facharbeiter und Mitarbeiter der Linie zusammen, werden mit einem Problem konfrontiert und versuchen hierfür eine Lösung zu finden. Daraus ergibt sich ein Punkt, der in der Projektwelt immer wieder zu Problemen führt.
Es werden Ideen ausgearbeitet und Lösungsmöglichkeiten geplant, ohne diese projektspezifisch auszurichten. Im Projektverlauf führt dies dann dazu, dass Grundannahmen für das Projekt wie die Zielsetzung, Aufgaben und Arbeitspakete nicht so ausgeführt werden wie es dem Wunsch des Auftraggebers entspricht.
Am Ende besteht dann die Gefahr, dass das Projekt nicht exakt das Problem gelöst hat, für welches es gegründet wurde. Auch kann es dazu kommen, dass die Kommunikation der Projektziele gestört wird und nicht jedem klar ist, was mit dem Projekt erreicht werden soll. Dies kann wiederum zu Widerständen während des Projektes führen welche den Verlauf entweder stark verlangsamen oder gar in Teilen lähmen können. Die Projektmannschaft hat dann damit zu kämpfen und das Projekt verzögert sich oder es kommt zu ungeplanten Mehrkosten. Im schlimmsten Falle kann das Projekt sogar aus solchen Gründen scheitern was für das Unternehmen zu unnötigen Ausgaben führt und die Mitarbeiter demotiviert.
Diesem Prozess kann man jedoch gezielt entgegenwirken. Dazu sollte man sich bewusst machen, dass Projekte nicht erst beim Kickoff zu leben beginnen. Die Entstehung eines Projektes ist ein klarer Prozess, den man steuern kann. Mit gezielt eingesetzten Methoden besteht schon ab der ersten Idee die Möglichkeit das Projekt so aufzusetzen und auf Kurs zu bringen, dass dies planmäßig, lösungsorientiert und erfolgreich verläuft.
Wie lässt sich diese Phase 0 nun konkret gestalten und welche Methoden und Ansätze führen zum Erfolg?
Jedes Projekt beginnt mit einem initialen Thema. Dabei kann es sich um eine Reaktion auf eine Veränderung handeln, eine wichtige Aufgabe, die erledigt werden muss, ein Problem welches einer Lösung bedarf oder eine Veränderung, die man zur Bewältigung zukünftiger Aufgaben für nötig erachtet.
Folgende Ausgangspunkte sind meist gegeben und können auf dem Weg zum Projekt identifiziert werden:
- Strategische Ausrichtung
- Anpassung an veränderte Rahmenbedingungen (z.B. Gesetzesänderungen)
- Verbesserung eines Zustandes
- Reaktion auf eine Krise
An diesem Punkt ist es wichtig, sich klar zu machen, warum man einen bestehenden Zustand verändern will, bzw. muss. Es muss klar sein was einen antreibt eine Veränderung anzustoßen oder ein Problem zu lösen. Man könnte sagen, dass das Problem erst bekannt sein muss bevor man daran arbeiten kann. Dies klingt logisch ist aber in der Realität nicht immer so. Viele Probleme werden gelöst ohne das man sich genau darüber klar ist was das Problem ist oder was es für einen bedeutet. Daraus resultieren dann häufig halbherzige Maßnahmenbeschlüsse oder ein übereiltes Reagieren, anstatt bedacht zu agieren. Der Trick ist an diesem Punkt erst einmal inne zuhalten und sich der Situation bewusst zu werden.
Folgende Fragen sollte man für sich zuerst beantworten, bevor man weiter vorgeht:
- Was ist das Problem, das ich lösen will?
- Was hat das nicht Lösen für eine Auswirkung auf mich?
- Bin ich bereit dafür eine Veränderung durchzumachen?
- Bin ich in der Lage die Veränderung durchzumachen?
Man könnte sagen, dass man sich erst mal einen Schritt zurückbewegen muss, bevor man los läuft. Diese Phase sollte aber nicht in eine ausgeprägte Problemanalyse münden die dazu führt sich nur noch mit dem Problem selbst zu beschäftigen, sondern gezielt auf einige wenige Eckpunkte beschränkt werden.
Erst jetzt sollte man damit beginnen über mögliche Lösungen nachzudenken. Hierzu muss klar sein, welches Gesamtziel bzw. welche Strategie man verfolgt. Liegen bereits Unternehmensstrategie oder eine spezifische Strategie zu dem betreffenden Themengebiet (z.B. IT Strategie, Wachstumsstrategie, Marketing Strategie) ist die meiste Arbeit bereits gemacht und man muss sich diese im Detail vor Augen führen, um zu wissen, wo man im großen Ganzen hin will.
Existiert keine solche Strategie so ist an diesem Punkt dringend anzuraten diese zu entwerfen und sich über die langfristige Ausrichtung Gedanken zu machen. Hierbei sollte auf jeden Fall schriftlich gearbeitet werden damit man seine Ideen visualisiert und dokumentiert. Anhand ihrer Strategie können Sie prüfen was für Auswirkungen sich ergeben könnten wenn das Thema gelöst oder auch nicht gelöst wird. Hat es Auswirkung auf die Strategie? Ändert sich diese dadurch?
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